Was ist Verpackungsbeschaffung?

Beim Kauf von Kartonaufstellern geht es nicht nur darum, den niedrigsten Preis zu finden, sondern auch darum, eine Lieferkette sicherzustellen, die dem Ansturm des Einzelhandels standhält. Eine ungeeignete Strategie führt zu verspäteten Markteinführungen und beschädigten Kartons.

Die Beschaffung von Verpackungsmaterialien ist ein strategischer Beschaffungsprozess, bei dem Unternehmen externe Ressourcen wie POS-Displays (Point of Purchase) und Versandmaterialien erwerben, um den Produktvertrieb zu unterstützen. Diese Funktion steuert den gesamten Lebenszyklus von der Lieferantenauswahl und -verhandlung bis hin zur Qualitätskontrolle und der Einhaltung der abschließenden Logistikrichtlinien.

Viele Einkäufer glauben, Beschaffung bedeute lediglich, eine Bestellung aufzugeben und auf einen Container zu warten. Doch in der risikoreichen Welt des Einzelhandels geht es bei der Beschaffung in Wirklichkeit um das Management von Risiken, Materialien und Zeitplänen, noch bevor der Vertrag unterzeichnet ist.

Was versteht man unter Beschaffung im Verpackungsbereich?

Die meisten Marken behandeln den Verpackungseinkauf eher stiefmütterlich, doch im Einzelhandel ist die Warenpräsentation der einzige Verkäufer im Laden. Ignorierte Beschaffungsdetails schmälern die Gewinnmargen schneller als schlechtes Design.

Die Beschaffung von Verpackungsmaterialien umfasst die systematische Anschaffung von Verpackungsmaterialien wie Wellpappe, stabilen Kartons und flexiblen Folien, die zum Schutz und zur Vermarktung der Produkte benötigt werden. Dabei steht die Balance zwischen Kosteneffizienz, Stabilität und Nachhaltigkeitsstandards im Vordergrund, um sicherzustellen, dass die Ware unversehrt beim Verbraucher ankommt.

Die strategische Anatomie von Beschaffungsanzeigen

Die Beschaffung in meiner Branche ist ehrlich gesagt ein chaotisches Wettrennen gegen die Zeit, gepaart mit physikalischen Gesetzen. Ich habe schon Kunden aus New York erlebt, die es so handhaben, als würden sie Büromaterial kaufen – sie wollen einfach nur einen Karton. Aber wenn man es mit Walmarts Greenlight-Programm ^oder Costcos strengen Strukturvorgaben , geht es bei der Beschaffung in Wirklichkeit um Risikomanagement. Die bittere Wahrheit ist: Papier ist ein biologisches Material. Es reagiert auf seine Umgebung. Ich erinnere mich an ein Desaster im letzten Jahr, als ein Kunde Displays ausschließlich nach dem Preis von einem Großhändler bezog. Er hatte die Preisdifferenz zum chinesischen Neujahr völlig außer Acht gelassen. Die Bestellung wurde im Januar aufgegeben, in der Annahme, noch genügend Zeit zu haben. Weit gefehlt. Die Fabrik stand vier Wochen still, die Lieferzeit verlängerte sich von 15 auf 60 Tage, und der geplante Frühjahrs-Launch wurde komplett verpasst. Das ist verfehlte Beschaffung.

Echte Beschaffung bedeutet, die „unsichtbaren Kosten“ wie das Volumengewicht zu verstehen. Ich muss Einkäufern oft mitteilen, dass ihre Konstruktion 2,54 cm zu breit für einen Standard-40-Fuß-High-Cube-Container ist. Wenn wir das nicht korrigieren, versenden sie 20 % der Ware per Luftfracht, und die Seefrachtkosten schmälern ihre Gewinnspanne. Effektive Beschaffung ist nicht nur Einkaufen, sondern auch die Optimierung der Rechnung. Es geht darum, Wertanalyse ^fordern . Ich schlage oft vor, zwei verklebte Teile zu einem Faltvorgang zusammenzufassen, um 30 % Arbeitskosten einzusparen.

Außerdem müssen Sie gegen die Täuschung durch falsche Materialangaben ankämpfen. Wettbewerber bieten oft 20 % niedrigere Preise an, indem sie heimlich auf 35#-Recyclingpapier . Das sieht zunächst gut aus, aber Recyclingfasern sind kurz und brechen leicht. Sobald das Papier in der feuchten Luft eines Geschäfts in New Orleans brennt, versagt die vermeintliche Berstfestigkeit, und das Display reißt. Ich muss erklären, dass nur die Investition von 5 % mehr in Hochleistungs-Kraftpapier ³ verhindert, dass das Display nach einer Woche schon abgenutzt aussieht. Wenn Ihr Einkaufsteam nicht nach ⁴ (Edge Crush Test) der GMA-Paletten bespricht , beschafft es nicht, sondern spekuliert.

Es macht mich wahnsinnig, wenn Käufer versuchen, fünf Cent pro Einheit zu sparen, dabei aber Transportschäden im Wert von fünftausend Dollar erleiden. Mein Ansatz ist einfach: Ich fungiere als Ihr technischer Prüfer und stelle sicher, dass die Spezifikationen den praktischen Gegebenheiten einer US-Lieferkette entsprechen, bevor wir auch nur eine einzige Platte zuschneiden.

Welche vier Beschaffungsarten gibt es?

Sie müssen wissen, in welche Kategorie Ihre Ausgaben fallen, denn die Beschaffung eines maßgefertigten Bodendisplays erfordert ein völlig anderes Vorgehen als der Kauf von Standard-Versandklebeband.

Es gibt vier Beschaffungsarten: Direktbeschaffung, indirekte Beschaffung, Dienstleistungsbeschaffung und Warenbeschaffung. Die Direktbeschaffung umfasst Rohstoffe für Endprodukte, während die indirekte Beschaffung den Betriebsbedarf abdeckt. Die Dienstleistungsbeschaffung bezieht immaterielle Kompetenzen wie Logistik, und die Warenbeschaffung konzentriert sich auf den Erwerb physischer Güter und Software-Tools für den Geschäftsgebrauch.

Navigieren in der Beschaffungsmatrix

Im Bereich der Kartonaufsteller bewegen wir uns klar im Bereich der Direktbeschaffung , doch beim Co-Packing geht dies mit Dienstleistungen . Dieses Verständnis ist wichtig, da die Direktbeschaffung strenge Qualitätskontrollprotokolle erfordert, die bei der indirekten Beschaffung nicht gelten. Büropapier (indirekt) kann man überall kaufen, aber ein Bauteil für die Aufstellerkonstruktion kann man nicht von einem beliebigen Lieferanten beziehen, ohne ein Einsturzrisiko zu riskieren.

Sprechen wir über das Problem der „Geisterfabrik“. Bei der Direktbeschaffung ist es entscheidend, genau zu wissen, wer Ihr Produkt herstellt. Ich hatte schon Kunden, die von einem Zwischenhändler (einer Form der indirekten Beschaffung, bei der die Fabrik nicht direkt zugänglich ist) enttäuscht wurden. Sie dachten, sie würden direkt kaufen, aber als die Farbe nicht stimmte – Standard-CMYK statt des Pantone 877C Silber ⁵ –, konnte der Zwischenhändler nichts mehr tun. Die Folge? Eine enttäuschende, trübe Farbe, die das Markenimage schädigte, weil der Karton die Metallic-Farbe aufgesogen hatte. Wir mussten das Problem beheben, indem wir zuerst eine weiße Grundierung aufdruckten – etwas, das einem Zwischenhändler nicht bekannt ist.

Für US-Einkäufer bedeutet Direktbeschaffung aus China, dass Sie jederzeit auditbereit sein müssen. Sie kaufen nicht einfach nur ein Display, sondern auch die Compliance des Herstellers. Ist die Produktionsstätte ^BSCI -zertifiziert ? Kennt der Hersteller die FAMA-Anforderungen von Disney ? Wenn Sie Dienstleistungen wie Design beziehen, müssen Sie den Schutz Ihres geistigen Eigentums gewährleisten. Ich nutze ein strenges zum Schutz geistigen Eigentums und der Privatsphäre ^, da ich weiß, wie sehr westliche Marken Angst davor haben, dass ihre Designs an Wettbewerber gelangen. Wenn Ihre Beschaffungsstrategie ein individuelles POS-Display genauso behandelt wie den Kauf von Heftern (indirekt), erhalten Sie am Ende eine Palette mit unbedruckten, dünnen Kartons, die in der hohen Luftfeuchtigkeit eines Distributionszentrums in Florida schnell kaputtgehen.

Ich betrachte jeden Auftrag als strategische Partnerschaft, nicht als einmaligen Kauf. Ob Sie eine komplette Direktfertigung oder eine Beratung zur Tragwerksplanung benötigen – ich sorge dafür, dass die technischen Spezifikationen Ihre Kosten im Griff behalten.

Was ist ein Beschaffungspaket?

Wer eine ungenaue E-Mail mit einer Angebotsanfrage sendet, erhält ein ungenaues Produkt. Das Beschaffungspaket ist Ihr technischer Leitfaden, der die Einhaltung der Vorgaben durch den Hersteller sicherstellt.

Ein Beschaffungspaket ist eine umfassende Sammlung von Dokumenten und Spezifikationen, die potenziellen Lieferanten im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens zugesandt werden. Es enthält typischerweise die Angebotsanfrage (RFQ), technische Zeichnungen, die Stückliste (BOM), Qualitätsstandards und Liefertermine, um eine genaue Preisgestaltung und die Einhaltung der Fertigungsvorgaben sicherzustellen.

Der Realitätscheck zum „Tech-Paket“

Hier scheitern 90 % aller Projekte. Ein Kunde schickt mir ein JPG-Bild und sagt: „Machen Sie das.“ Das ist kein Beschaffungspaket, sondern eine Wunschliste. Ein echtes Beschaffungspaket muss die technischen Details des Projekts festlegen. Ohne diese Definition sind Probleme vorprogrammiert.

Ich musste schon schwierige Gespräche mit Käufern führen, die die Materialqualität nicht spezifiziert hatten. Sie hatten ein Angebot von einem Mitbewerber erhalten, das 20 % günstiger war. Warum? Weil der Mitbewerber statt hochwertigem, neuwertigem Kraftpapier ⁸ recyceltes Testliner . Auf dem Foto sah es zwar gleich aus, aber recycelte Fasern sind kurz und schwach. Sobald das Material in einem Geschäft in New Orleans mit der feuchten Luft in Berührung kam, versagte die „Berstfestigkeit“, und das Display riss an den Faltkanten. Eine ordnungsgemäße Verpackung muss die Stanzschablone ⁹ (die ich oft für sie erstellen muss, weil ihre Designer ArtiosCAD nicht beherrschen).

Druckoberfläche spezifiziert werden – Standard matt oder kratzfest matt, Barcode-Platzierung muss definiert werden , um Rückbelastungen durch Händler zu vermeiden. Walmart verlangt das UCC-128-Etikett an der Längsseite, nicht irgendwo. Wenn Ihre Verpackung die Faserrichtung (vertikal für mehr Stabilität) nicht angibt, druckt eine nachlässige Fabrik sie horizontal, um Papier zu sparen, und Ihr Display wellt sich. Ich erstelle erst dann ein Angebot, wenn wir gemeinsam ein detailliertes Datenblatt erstellt haben, das alle Probleme löst. Wir müssen sogar die Überdruckeigenschaften in der Druckvorstufe definieren, um sicherzustellen, dass keine weißen Ränder entstehen.

Ich nehme Ihr Paket nicht einfach nur an, sondern prüfe es. Wenn ich sehe, dass Sie eine Heißprägung bestellt haben, aber 100 % recycelbar sein möchten, weise ich Sie darauf hin und empfehle Kaltfolienprägung . Ich korrigiere die Fehler in den Unterlagen, damit Ihnen im Lager keine zusätzlichen Kosten entstehen.

Was ist die einfache Bedeutung von Beschaffung?

Lässt man den Fachjargon weg, geht es bei der Beschaffung im Grunde darum, einen Bedarf mit einer Lösung zu verbinden, ohne dabei Geld zu verlieren.

Beschaffung ist im einfachsten Sinne der strategische Prozess der Beschaffung von Gütern oder Dienstleistungen, die für den Geschäftsbetrieb benötigt werden. Sie umfasst die Bedarfsermittlung, die Suche nach zuverlässigen Lieferanten, die Verhandlung von Konditionen und die Sicherstellung, dass die Endlieferung den vereinbarten Qualitäts- und Kostenerwartungen entspricht und somit eine effektive Verbindung zwischen Bedarf und Angebot herstellt.

Es geht um den ROI, nicht nur ums Kaufen

Einfach heißt nicht leicht. Für mich bedeutet Beschaffung im Kern Gewinnsicherung. Man kauft nicht einfach nur Karton, sondern einen echten Umsatzbooster . Ein gut platziertes Display steigert den Abverkauf um 400 % im Vergleich zum Regal ^.

Aber hier kommt der Haken: Bei vermeintlich einfachen Beschaffungsmethoden wird oft die Realität der Montageanleitung . Ich habe schon wunderschöne Displays gesehen, die von Walmart-Mitarbeitern weggeworfen wurden, weil die Montageanleitung eine Seite mit dichtem Text enthielt. Wenn der Lagerarbeiter das Display nicht in drei Minuten aufbauen kann, ist die Beschaffung gescheitert. Deshalb vereinfache ich das Ergebnis. Wir verwenden visuelle Anleitungen ohne Text im IKEA-Stil roten Beutel mit Ersatzclips bei, weil wir wissen, dass Dinge leicht verloren gehen .

Wir müssen uns auch mit dem „Lithium-Albtraum“ auseinandersetzen. Kunden lieben blinkende LEDs in Headern, um Aufmerksamkeit zu erregen, aber „einfache“ Beschaffung bedeutet auch, die Vorschriften für Gefahrgut zu beachten. Wenn Sie ein Display mit Lithiumbatterien als „Allgemeine Fracht“ versenden, beschlagnahmt der US-Zoll den Container. Ich muss Knopfzellenbatterien mit Sicherheitsdatenblatt-Zertifizierung ¹¹ und sicherstellen, dass eine Zuglasche angebracht ist, um Brandgefahren zu vermeiden. Außerdem kümmere ich mich um die HS-Code-Optimierung , damit Sie nicht mit einem unerwarteten Zoll von 25 % konfrontiert werden, und ich überprüfe die ISF 10+2-Anmeldung, damit Ihr Container nicht in Long Beach feststeckt. Professionelle Beschaffung lässt die komplexe Welt der globalen Fertigung für Sie einfach erscheinen und stellt sicher, dass der Sicherheitsfaktor von 3,5 eingehalten wird, damit nichts auf ein Kind im Geschäft fällt.

Meine Aufgabe ist es, Ihnen den Herstellungsprozess so einfach wie möglich zu gestalten. Sie sollten sich weder Gedanken über Klebstoffzusammensetzung noch über Faserrichtung machen müssen. Sie müssen lediglich darauf vertrauen können, dass das Display ankommt, stabil steht und Ihr Produkt optimal präsentiert.

Abschluss

Die Beschaffung ist das Rückgrat erfolgreicher Verkaufsstrategien. Sie entscheidet darüber, ob ein Display den Umsatz steigert oder nur ein Ladenhüter ist. Indem Sie sich auf technische Spezifikationen, die Einhaltung von Vorschriften und strategische Beschaffung konzentrieren, schützen Sie Ihre Marke.

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